山东商务职业学院档案利用制度

一、档案室保管的档案材料，主要供本院使用，不属于开放范围。本单位工作人员借阅档案，一般应在档案室查阅。查阅涉密和限制使用的档案，须经申请调档部门负责人和办公室负责人批准，方可查阅；涉及重大问题或重要秘密的档案，需经主管院长批准；档案利用者对档案内容要负责保密。

二、档案原则上不外借。学院工作人员确因本部门工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，借阅时间不超过3天。归还档案时，要当面点清并予以注销。

三、外单位及个人利用学院开放档案时，须持本人身份证或介绍信。并请示办公室主任批准后方可查阅，但一律不许借出使用。查阅室藏机读档案，必须使用档案室专用计算机，不得外借。

四、档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管；不得拆卷、涂改和污损，防止丢失、损坏。否则，依据《档案法》等有关规定予以处理。

五、复制档案，一律由档案室负责办理，档案的摘抄、复制件需经档案工作人员核对，加盖公章，方能生效。

六、加强对归档电子文件的管理，提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定；采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

办公室       

2017年4月14日